Licitación Transportadores

Bio D entregará el material a través de un link para mirar el video y el conductor deberá presentar la evaluación, la cual debe presentar y pasar con un mínimo de un 80%.

La transportadora deberá promover un programa de cultura ambiental a sus operarios y garantizar que se realicen experiencias en nuestras operaciones frente a los lineamientos definidos en este, mediante 2 ciclos de educación teórica y práctica en el año con la participación del personal de Bio D S.A.S esto incluye campañas de orden, aseo, clasificación de residuos en la parte externa para ingreso a Bio D.

Bio D entregará el material a través de un link para mirar el video y el conductor deberá presentar la evaluación, la cual debe presentar y pasar con un mínimo de un 80%.

Se hace referencia a todo lo que tiene que ver con el estándar mínimo requerido legal para operar como:

• Cursos (Alturas, manejo de sustancias peligrosas etc.)
• Certificados (quinta rueda etc.)

Agradecemos su observación frente a la pregunta la vamos a adecuar para la siguiente licitación el objetivo con este punto es que las empresas de transporte cumplan la normatividad vigente:

“Normatividad vigente: Posteriormente su texto fue incorporado y reorganizado en el Decreto 1079 de 2015 — que es actualmente el Decreto Único Reglamentario del Sector Transporte.”

• RUNT (Registro Único Nacional de Tránsito)
  • Vehículos habilitados
  • Empresas transportadoras
  • Conductores autorizados
• Empresas transportadoras habilitadas
  • Certificación de habilitación del vehículo
  • Orden de transporte

Deben estar habilitadas por el Ministerio de Transporte.

• Centros de capacitación autorizados

Emiten el certificado de capacitación del conductor en manejo de mercancías peligrosas. Es obligatorio para poder transportar este tipo de carga.

• ANLA o Autoridad Ambiental (CAR, SDA, etc.) (cuando aplica)
  • Residuos peligrosos
  • Sustancias con impacto ambiental

Emiten permisos y registros ambientales.

• Aseguradoras

Emiten: Pólizas obligatorias (responsabilidad civil, ambiental si aplica).

Constancia de implementación del SG-SST emitida por la ARL

Cuando hablamos de flota fidelizada es que la mayoría de los vehículos estén transportando constantemente para Bio D. el objetivo es buscar la disminución de rotación de conductores y vehículos.

Se va a solicitar cotización de fletes para estos destinos, sin embargo, esta operación se realizará de forma ocasional.

Se debe enviar la solicitud por correo electrónico a la dirección logistica, argumentando con evidencia y soporte el incremento teniendo en cuenta que Bio D en su mayoría de rutas actualmente está pagando casi el doble de la tarifa de SICETAC. Posteriormente se evaluará con la gerencia de cadena de abastecimiento dicho incremento y se dará una respuesta oficial por el mismo medio.

Este Link será compartido en el transcurso del dia a más tardar el dia lunes 29 de diciembre.

La asignación de carga se distribuirá entre un máximo de seis (6) empresas, a cada una de las cuales se le asignará un porcentaje de participación mensual. Dicho porcentaje se definirá con base en los criterios establecidos en la licitación y el valor del flete, de manera que, a menor tarifa y mayor valor agregado, mayor será el porcentaje de asignación.

La asignación mensual será evaluada periódicamente en función del nivel de cumplimiento de los criterios de la licitación y de la calificación obtenida, lo cual podrá dar lugar a que el porcentaje de participación se mantenga, aumente o disminuya.

Favor tener presente la respuesta anterior.

En función del flete y los criterios a evaluar se asignará el porcentaje de participación de carga para los diferentes productos y rutas. Las cuales también se modificarán en función del cumplimiento de los indicadores que se establecieron para la licitación, por favor tener presente las tablas que se compartieron en le pregunta 12.

Se intentará en lo posible unificar tarifas. De lo contrario cada transportadora mantendrá las tarifas que se negocien.

Un año renovable.

No se exigirá sin embargo el objetivo es no tener tanta rotación de vehículos y conductores.

Sí, el uso de flota spot está permitido y su porcentaje de participación queda a discreción de la empresa transportadora. No obstante, el aliado debe garantizar que estos vehículos cumplan rigurosamente con los planes de servicio al cliente y los protocolos de seguridad de la carga, especificaciones tecnicas, etc. Es responsabilidad del transportador mitigar el riesgo de devoluciones, ya que la vinculación de flota externa no flexibiliza los estándares de calidad y cumplimiento exigidos por Bio D.

El enfoque en flota fidelizada tiene como propósito fundamental reducir la rotación de conductores y vehículos, garantizando una curva de aprendizaje óptima y mayor seguridad, más facilitar el cumplimiento de todos los requisitos exigidos.

Bajo nuestro modelo operativo, no se contemplan pagos por trayectos en vacío.

No, sin embargo, el objetivo de la licitación es buscar beneficios económicos por pedio de la compensación de carga, la tarifa actual que tenemos cubre parte de este vacío para la gran mayoría de rutas de destino y origen.

Sí, es posible presentar oferta únicamente para producto terminado o únicamente para materia prima. No obstante, el objetivo principal de la licitación es minimizar la carga operativa y reducir el trabajo administrativo, por lo cual se dará prioridad a las propuestas que contribuyan a este propósito.

Si, debido a que se ha evidenciado que los remanentes pueden alterar la calidad del producto.

Unipalma- Hacienda la Cabaña -Alianza del Humea

El resto de las extractoras establece que, como máximo, cada tres (3) viajes el vehículo debe ser lavado y se debe dejar la evidencia correspondiente. Esto es indispensable para garantizar la trazabilidad del proceso, ya que, en caso de presentarse una reclamación de calidad por parte del proveedor y no contar con la evidencia del lavado, la empresa transportadora deberá asumir los sobrecostos derivados de afectaciones en la calidad del producto, incluyendo la devolución.

Si es posible presentar oferta parcial. No obstante, el objetivo principal de la licitación es minimizar la carga operativa y reducir el trabajo administrativo, por lo cual se dará prioridad a las propuestas que contribuyan a este propósito.

No. Debido a que se ha evidenciado que, por tratarse de un material poroso, el producto tiende a adherirse a la superficie, y que nuestro sistema de calentamiento en algunas ocasiones no permite la extracción total del producto, las diferencias resultantes que queden por fuera de la tolerancia establecida. Deberán ser asumidas por el conductor, lo cual no es viable para la operación.

Si se puede transportar CPO y B100 si cumplen los requisitos técnicos.

Si se exige la póliza para todos los productos que maneja Bio D.

Sí, deben cumplir con la normatividad vigente, los tiempos logísticos establecidos y los acuerdos actualmente definidos con la empresa transportadora. En este sentido, los tiempos de espera, cargue y descargue en origen y destino no deberán superar el máximo permitido de ocho (8) horas.

Por favor tener presente la respuesta 28 donde está la información.

El coordinador de Operaciones y HSEQ pertenece a la empresa transportadora y es responsable de soportar los requisitos propios de la operación.

Adicionalmente, se cuenta con dos (2) personas inhouse, una de perfil operativo y otro administrativo, cuyos costos son asumidos de manera proporcional por todas las empresas transportadoras, de acuerdo con el valor de su facturación. Estas personas brindan soporte en la realización de inspecciones 360°, el cumplimiento de las especificaciones técnicas dentro de BioD y apoyan la consolidación de toda la información generada por las transportadoras hacia BioD.

Si, tan pronto se tenga el boletín técnico se realizará desde el 01 de febrero del año en curso.

Si, siempre y cuando se acredite la repotenciación

Es posible realizar múltiples viajes consecutivos siempre que se garantice el sellado hermético de las tapas tras cada descarga. El ingreso de humedad o agua compromete seriamente la calidad del producto, lo que deriva en devoluciones, insatisfacción del cliente y sobrecostos operativos. Por lo tanto, el control riguroso del cierre de tanques es una condición crítica para evitar consecuencias económicas y de suspensión de la operación.

Sí, se pueden proponer otros proveedores siempre que cuenten con el aval y la certificación de SOS CONTINGENCIAS, garantizando así el cumplimiento de los estándares de seguridad requeridos.

Para el caso del aceite crudo de palma son del 2 X 1000

Para el caso del Biodiesel es de 0.15%

El de norma. teniendo en cuenta el decreto 1017 de 2025 del 21 de septiembre de 2026, establecidos en: tres (3) SMDLV para vehículo.

Si, se enviaran semanalmente los EDF al correo autorizado y la empresa de transporte tiene máximo un mes para facturar el servicio.

No, contamos con el servicio de factoring como alternativa financiera para la operación.

Se escalaria la propuesta, si el pago anticipado de la factura tiene un beneficio en tarifa.

No, hasta el momento las experiencias de trabajo con el equipo de transporte no nos han llevado a tomar esta medida esperamos que se pueda continuar así.

No, Las pólizas que se exigen son las legales, responsabilidad civil y extracontractual como la de mercancías. Más allá de las pólizas, el contrato cuenta con mecanismos de seguimiento y penalidades por incumplimiento, las cuales pueden variar desde la reducción en la asignación de carga hasta la terminación unilateral del contrato.

Se debe enviar la solicitud por correo electrónico a la dirección logistica, argumentando con evidencia y soporte el incremento teniendo en cuenta que Bio D en su mayoría de rutas actualmente está pagando casi el doble de la tarifa de SICETAC. Posteriormente se evaluará con la gerencia de cadena de abastecimiento dicho incremento y se dará una respuesta oficial por el mismo medio.

El porcentaje de carga se definirá con base en los criterios establecidos en la licitación y el valor del flete, de manera que, a menor tarifa y mayor valor agregado, mayor será el porcentaje de asignación.

La asignación mensual será evaluada periódicamente en función del nivel de cumplimiento de los criterios de la licitación y de la calificación obtenida, lo cual podrá dar lugar a que el porcentaje de participación se mantenga, aumente o disminuya.

Actualmente, el ingreso de tanques en lámina negra está restringido. Solo se autoriza la operación de los vehículos vinculados durante la contingencia de la vía al Llano (septiembre 2025), bajo el compromiso de sustitución del tanque en el plazo otorgado. Cumplido dicho término, si no se ha realizado el cambio, el vehículo será desvinculado de la operación sin posibilidad de prórroga. Sin excepción, toda la flota operativa debe contar con un sistema de serpentines en óptimo estado de funcionamiento.

Sí, el objetivo es dar continuidad al modelo actual bajo un plan de trabajo orientado a la excelencia operativa y la mejora continua. Los procedimientos de facturación y recaudo se mantendrán sin modificaciones, garantizando estabilidad en el proceso de cobro.

De acuerdo con la normatividad colombiana (Ley 105 de 1993 y Decreto 1079 de 2015), la vida útil de 20 años aplica específicamente para el vehículo automotor (cabezote) en términos de reposición y salida del servicio.

En el caso del tanque (equipo no automotor), si bien la ley no establece un límite de edad idéntico al del motor, su permanencia en la operación está sujeta estrictamente a:

1. PESV (Resolución 40595 de 2022): El Plan Estratégico de Seguridad Vial exige que todos los equipos (automotores y no automotores) garanticen condiciones mecánicas óptimas. Un tanque con 20 años de uso debe demostrar integridad estructural mediante pruebas no destructivas y certificaciones de hermeticidad vigentes.
2. Normas Técnicas (NTC): Para el transporte de líquidos (especialmente combustibles), el tanque debe cumplir con los estándares de diseño y mantenimiento que aseguren la contención segura del producto, independientemente de su año de fabricación.

Sí, de acuerdo con los pliegos de condiciones de la licitación, el proceso de inspección de seguridad está plenamente incluido y se manifiesta a través de diversos requerimientos técnicos y operativos obligatorios.

A continuación, se detallan las distintas formas en las que se integra la inspección de seguridad en la operación:

• Inspección Preoperacional: Es obligación del personal de la transportadora realizar una inspección preoperacional de manera rigurosa y concienzuda antes de cada cargue, diligenciando el formulario correspondiente para asegurar que el vehículo y los equipos estén en condiciones óptimas.
• Auditoría de Seguridad Vial en Campo: La transportadora debe someterse a inspecciones periódicas de los vehículos realizadas directamente en las instalaciones de Bio D S.A.. El objetivo de estas auditorías es verificar el cumplimiento de las normativas y estándares de seguridad establecidos.
• Puntos de Inspección en Vía: Tanto para la operación de productos terminados (Biodiesel) como para el transporte de materias primas, el transportador tiene el requerimiento técnico de implementar puntos de inspección de los vehículos en la vía.
• Inspecciones Aleatorias del Proveedor: El transportador debe realizar inspecciones por cuenta propia y de forma aleatoria a sus vehículos para constatar que cumplen con los requisitos técnicos y que no presentan modificaciones que puedan alterar las cantidades entregadas.
• Diseño para la Inspección: Desde el punto de vista técnico de los equipos, los tanques deben contar con una estructura que permita una correcta visualización del interior, facilitando así los procesos de inspección y monitoreo de los productos.
• Documentación Técnica: El proponente debe presentar, como parte de su propuesta técnica, evidencia de que su flota cumple con las normativas mediante certificados de inspección de vehículos.

Para entenderlo mejor, estas inspecciones funcionan como un filtro de seguridad de múltiples capas: no basta con que el vehículo esté bien al salir de su base (inspección preoperacional), sino que debe mantener su integridad durante el viaje (puntos en vía) y ser validado por Bio D, Extractoras o Clientes, para garantizar que nada falle en la cadena.

El objetivo de esta licitación es optimizar la estructura de costos mediante la compensación de cargas. Si bien el SICE-TAC es el referente regulatorio, el esquema tarifario propuesto busca equilibrar la rentabilidad del aliado con la eficiencia operativa. La estructura actual ya contempla gran parte de las variables logísticas en las rutas origen-destino, permitiendo una transición competitiva hacia los nuevos beneficios económicos por compensación.

Lo puedes encontrar en el archivo que se envió por la nube.

Sí. Los pliegos de condiciones y anexos técnicos establecen un modelo integral de cadena de custodia que define responsabilidades claras y mecanismos de control rigurosos desde el despacho hasta la entrega final.

Este modelo se fundamenta en los siguientes pilares estratégicos:

1. Responsabilidad Integral del Transportador: Al momento de completar el cargue y retirar el vehículo de las instalaciones (Bio D S.A. o proveedores), la transportadora asume la responsabilidad legal y operativa del producto. Esto garantiza la protección, integridad física y trazabilidad total durante el tránsito.
2. Monitoreo y Trazabilidad Avanzada: Es obligatoria la implementación de sistemas de seguimiento en tiempo real a través de las empresas de GPS homologadas. Este control permite supervisar rutas, geocercas, tiempos de entrega y novedades en vía de manera ininterrumpida.
3. Nodos de Seguridad en Ruta: Se exige el uso exclusivo de puntos de parqueo seguros que cuenten con estudios de vulnerabilidad, vigilancia física y sistemas de videovigilancia. Complementariamente, se deben ejecutar inspecciones en vía para verificar la integridad de la unidad.
4. Custodia de Contramuestras y Sellado: Como garantía de calidad, el conductor es el custodio directo de las contramuestras. Asimismo, los vehículos deben asegurar el 100% de hermeticidad y compatibilidad con el sistema de sellado de alta seguridad; cualquier anomalía o modificación no autorizada será objeto de investigación inmediata.
5. Evaluación del Desempeño: La “Custodia del Producto” es un pilar crítico de selección, representando el 15% del puntaje total en la evaluación técnica de la licitación.

Valor Agregado para esta Licitación: Como evolución del modelo actual, para este proceso se requiere que cada proponente presente un Plan de Acción para la Seguridad de la Carga. Este plan debe incluir entregables verificables que permitan validar la efectividad de la estrategia propuesta durante la ejecución del contrato, orientados a la mitigación proactiva de riesgos y la generación de valor para ambas partes.

Para esta licitación, el aseguramiento de la carga se fundamenta en un modelo de corresponsabilidad técnica. Si bien la compañía define estándares mínimos obligatorios, nuestra expectativa es que cada proponente, desde su experiencia y especialidad, diseñe una solución integral que garantice la Seguridad de la Carga.

Los requisitos contemplados en los pliegos son la base operativa; sin embargo, buscamos aliados estratégicos que agreguen valor mediante propuestas innovadoras y tecnologías avanzadas. El objetivo es asegurar la custodia absoluta del producto desde el origen hasta su destino final, transformando la seguridad en una ventaja competitiva para la operación.

Requisitos:

1. Blindaje Físico y Hermeticidad: Cumplimiento del 100% en adecuaciones técnicas, incluyendo sellado hermético de manholes (cuellos de 17″), empaques especializados (Viton/Nitrilo) y válvulas de cierre rápido.
2. Protocolo de Inspección Dinámica: Ejecución de inspecciones preoperacionales rigurosas, puntos de control físico en vía y pruebas de hermeticidad semestrales para detectar cualquier alteración estructural.
3. Trazabilidad y Control Digital: Gestión diaria a través del software corporativo, reportes de estatus bidiarios (AM/PM) y registro fotográfico obligatorio de procesos críticos (limpieza y sellado).
4. Supervisión Especializada: Disposición de un recurso In-House exclusivo para el seguimiento de la flota y responsabilidad directa del conductor sobre la custodia de contramuestras.

Actualmente, nos encontramos en una fase de transición tecnológica. La definición de eventos críticos y protocolos de investigación formal formará parte de nuestra hoja de ruta para el 2026. El requerimiento actual se centra en la integración de todos los proveedores en una plataforma única de visibilidad. El objetivo es centralizar la información para optimizar la toma de decisiones en tiempo real, automatizar la asignación de citas y generar reportes directos para el cliente. Esto permitirá que el talento humano migre de tareas de monitoreo operativo hacia funciones de análisis estratégico y mejora continua.

Actualmente, la compañía se encuentra en una fase de transición tecnológica, por lo cual los tiempos de reacción estandarizados y protocolos de investigación formal serán integrados en la hoja de ruta operativa del 2026.

No obstante, mientras se consolida este modelo, la responsabilidad sobre la carga es absoluta del transportador quien deberá garantizar:

• Continuidad de Señal: Es deber del proveedor garantizar un reporte continuo; las fallas de señal no eximen de la responsabilidad sobre la mercancía.
• Control de Ruta: Las detenciones deben ser previamente validadas por la empresa de transporte, asegurando trazabilidad y evidencia clara. Cualquier desvío o cambio de ruta debe ser consensuado y autorizado por Bio D S.A.S.
• Trazabilidad de paradas o detención: La empresa de transporte debera dejar la trazabilidad y evidencias de estas.

Las diferencias fuera de la tolerancia donde se evidencie perdida de señal, cambios de ruta no autorizados y detención sin trazabilidad deberán ser asumidas 100% por el transportador.

El objetivo estratégico es centralizar la información del GPS para optimizar la toma de decisiones en tiempo real, automatizando procesos clave como la asignación de citas y la generación de reportes directos al cliente. Esta evolución tecnológica permitirá que el talento humano trascienda el monitoreo operativo, enfocándose en funciones de análisis estratégico, gestión de excepciones y proyectos de mejora continua que agreguen valor a la cadena de suministro.

Así que los análisis de eventos de monitoreo es responsabilidad única y exclusivamente de la transportadora.

Actualmente, la compañía proyecta la estandarización de estos lineamientos para el ciclo 2026. No obstante, bajo el modelo de corresponsabilidad vigente, la definición de horarios y rutas seguras queda bajo el criterio técnico y la gestión de riesgo de cada empresa de transporte. El proveedor debe garantizar protocolos que prioricen la integridad del conductor, la seguridad del vehículo y la protección de la carga, aplicando sus propios análisis de seguridad en corredores críticos.

Ante situaciones de criticidad que comprometan la seguridad, el desvío puede ser preautorizado de manera inmediata vía telefónica o WhatsApp para agilizar la respuesta operativa. No obstante, para efectos de validez legal y trazabilidad, es obligatorio formalizar la novedad mediante un correo electrónico enviado por la transportadora al analista que corresponda según el producto:

Analistas de Abastecimiento logistica.abastecimiento@bioglobal.com.co  (Materia Prima)

 Analista de Despacho logistica.biodiesel@bioglobal.com.co

(Biodiesel – Glicerina Nacional – Ácidos Grasos).

 Con copia a la Dirección Logística nancy.romero@bioglobal.com.co

La autorización definitiva y el cierre del evento deberán quedar consignados exclusivamente por este medio escrito.

Sí, existe un protocolo definido en los pliegos de condiciones y anexos técnicos para gestionar tanto los desbalances volumétricos como la contaminación del producto, estableciendo responsabilidades económicas claras para la transportadora.

Plan de Contingencia y Mecanismos de Cobro

 Desbalances Volumétricos (Faltantes de producto):

• Tolerancia permitida: Se ha definido una tolerancia máxima.

Para el caso del aceite crudo de palma son del 2 X 1000

Para el caso del Biodiesel es de 0.15%

• Procedimiento de cobro: Cuando los faltantes superan esta tolerancia, la transportadora debe emitir mensualmente un documento contable por el valor correspondiente al producto faltante por fuera de tolerancia, calculado según el precio establecido en el informe de notas crédito de cada mes para el caso de Biodiesel, para la palma acorde al precio de resolución mensual y al compromiso al cual pretende el producto faltante.

Contaminación o Afectación de la Calidad:

• Responsabilidad: Si el producto no puede ser recibido debido a problemas durante el transporte que afecten su calidad, la transportadora asume la responsabilidad total.
• Porcentaje de cobro: Se cobrará el 100% del costo total del producto afectado.
• Costos adicionales por devolución aplicables: Además del valor del producto, la transportadora deberá asumir:

◦ Los fletes generados por el incidente.

◦ Costos de “stand by”, reproceso, vapor y disposición final del producto contaminado.

◦ Gastos de movilización y estadía del personal de Bio D S.A.S. que deba gestionar la situación.

 Gestión de Novedades e Indicadores:

• Plan de acción: Ante cualquier novedad que afecte la calidad o cantidad, se debe realizar una notificación inmediata, seguida de una investigación de causa raíz, acciones correctivas y medidas preventivas.
• Impacto operativo: La meta de cumplimiento es del 90%. No alcanzarla (por ejemplo, por devoluciones de producto o diferencias fuera de tolerancia) conlleva sanciones que van desde la disminución de la carga asignada hasta la evaluación de la continuidad del contrato.

En conclusión, el modelo de Bio D S.A.S. no solo contempla el cobro del producto perdido o dañado, sino que obliga al transportador a garantizar la cadena de custodia desde el cargue hasta la entrega final, penalizando cualquier desviación que supere los márgenes técnicos establecidos

La gestión de novedades se realiza a través de comités mensuales de seguimiento liderados por el Analista de Abastecimiento y la Analista de Despacho. En estas sesiones se evalúan las variaciones volumétricas, seguimientos preventivos (anunciados y ciegos) y se validan las desviaciones fuera de tolerancia en origen o destino, que cada empresa de transporte debe presentar, generar trazabilidad y planes de acción donde se detecte que no es responsabilidad de punto de origen o destino.

• Garantía de Medición: Bio D cuenta con un riguroso plan de metrología que certifica la precisión de sus instrumentos; adicional a un plan de seguimiento y control.

Si se demuestra que la desviación se originó en los puntos de origen o destino (fuera de la responsabilidad del transporte), el costo del faltante será asumido por la parte correspondiente.

• Protocolo de Reporte: Si un conductor detecta variaciones recurrentes en un mismo punto, es imperativo que lo reporte de inmediato a la transportadora y esta, a su vez, al analista correspondiente de Bio D para activar la trazabilidad.

Responsabilidad en Devoluciones: En casos de devoluciones donde la responsabilidad sea atribuible al transportador, este último deberá liderar la investigación y presentar formalmente los planes de acción correctivos y preventivos, adicional a asumir los sobrecostos como penalidad en bajar el % de cargue.

Analistas de Abastecimiento

logistica.abastecimiento@bioglobal.com.co

(Materia Prima)

Analista de Despacho

logistica.biodiesel@bioglobal.com.co (Biodiesel – Glicerina Nacional – Acidos Grasos).

Las de seguridad con copia a:

Dirección Logistica nancy.romero@bioglobal.com.co y Coordinación de Patios coordinador.patios@biod.com.co

Aunque no se han fijado términos perentorios de respuesta, Bio D garantiza la trazabilidad continua de cada evento a través de canales oficiales como el correo electrónico y los comités de seguimiento. Mantenemos una comunicación dinámica con proveedores y clientes para asegurar que cada caso sea atendido oportunamente. Así mismo, todas las iniciativas de mejora detectadas son escaladas internamente para su evaluación estratégica.

Es importante anotar que la implementación de dichas mejoras en Bio D se prioriza bajo criterios de eficiencia operativa con un claro retorno o ante requerimientos de carácter normativo y legal.

Para clientes y proveedores dependemos de sus políticas internas.

Gestión de Medición y Aseguramiento Metrológico

Bio D cuenta con un robusto sistema de control de inventarios y medición, fundamentado en la transparencia y la precisión técnica bajo los siguientes pilares:

Certificación y Normatividad

• Biodiésel: Contamos con un Plan de Metrología alineado con los estándares de los entes regulatorios, incluyendo auditorías periódicas del Ministerio de Minas y Energía a las cuales el cliente también este sujeto.
• Subproductos (Ácidos Grasos, Glicerinas, Aceite de Palma): Garantizamos la exactitud en el despacho mediante la certificación semestral de básculas por parte de la entidad competente, respaldada por un plan de verificación interna. Ante cualquier anomalía técnica confirmada en nuestros sistemas, Bio D asume la responsabilidad y gestiona las diferencias de inventario correspondientes.

• Terceros (Clientes y Proveedores): Los clientes operan bajo sus propios sistemas de medición; en caso de discrepancias, estas se analizan mediante investigaciones conjuntas para definir planes de acción. Por su parte, los proveedores tienen la obligación contractual de mantener sus básculas certificadas. A partir de 2025, este certificado será un requisito auditable en nuestra evaluación de proveedores.

Herramientas de Control Operativo y Alerta Temprana

 Para blindar la trazabilidad de la operación, implementamos los siguientes mecanismos:

• Conciliación Masiva (Cargue vs. Descargue): Ejecutamos una validación cruzada sistemática entre los pesos de salida y entrada. Este ejercicio contable funciona como un indicador de alerta temprana para detectar desviaciones en las básculas de manera proactiva.

• Monitoreo de Tolerancias: Supervisamos rigurosamente que los desbalances volumétricos se mantengan dentro de los rangos de tolerancia técnica permitidos.

• Acompañamientos Técnicos en Ruta: Realizamos jornadas mensuales de supervisión física en puntos de origen y destino. En estas actividades, personal de las transportadoras colabora en la inspección de procesos de pesaje y brazos de llenado para validar la consistencia y transparencia de los datos recolectados.

Sí, los pliegos de condiciones y los anexos técnicos establecen un procedimiento estructurado de auditoría y control para gestionar las discrepancias de volumen y peso entre el origen y el destino. Este sistema no solo detecta las diferencias, sino que obliga a una investigación técnica y a una compensación económica si se superan los márgenes permitidos.

Los mecanismos definidos para auditar estas discrepancias son los siguientes:

• Margen de Tolerancia Técnica: Se ha definido una tolerancia máxima de por viaje para las diferencias de peso o volumen. Si la discrepancia supera este valor, se activa automáticamente un proceso de cobro y revisión.
• Acompañamientos de Ruta Mensuales: Bio D S.A.S. asigna a cada proveedor uno o más acompañamientos de ruta enfocados específicamente en el análisis de diferencias. En este procedimiento, una persona delegada supervisa todo el proceso desde el cargue hasta la entrega final, diligenciando formatos específicos como el de “Seguimiento transportadoras” o “Inspección seguimiento básculas”.
• Protocolo de Gestión de Novedades: Ante cualquier novedad que afecte la cantidad del producto o ante sospechas de modificación de los vehículos, se debe seguir un ciclo de cuatro pasos: notificación inmediata, investigación y análisis de causa raíz, acciones correctivas y medidas preventivas.
• Inspecciones Aleatorias del Proveedor: El transportador tiene la obligación técnica de realizar inspecciones al azar a su flota para constatar que los vehículos no presentan modificaciones que puedan alterar las cantidades entregadas.
• Conciliación Mensual: El procedimiento exige que el proveedor emita mensualmente un documento contable por el valor de los faltantes que excedan la tolerancia permitida.
• Puntos de Inspección en Vía: Como medida de auditoría durante el tránsito, el proveedor debe implementar puntos de control físicos para verificar el estado de la carga y el cumplimiento de la ruta asignada.

El contracto actual es de $11.500.000 sus rubros se dividen entre las empresas de transporte seleccionadas proporcional al porcentaje de  facturacion  de fletes.

El coordinador de Operaciones y HSEQ pertenece a la empresa transportadora y es responsable de soportar los requisitos propios de la operación, no significa que debe ser exclusivos, pero si deben estar dispuestos atender la operación de forma “OPORTUNA”.

En los anexos 1-2 están las rutas establecidas de cargue y descargue para la oferta económica, la cual se podrá cargar a un archivo que se enviara en los próximos días.

Estas coordenadas se compartes a las transportadoras que queden seleccionadas.

La póliza debe ser sin subrogación.